Theo Adobe Systems, một nhân viên trung bình dành 4,3 giờ mỗi ngày để sàng lọc và gửi email. Đối với email, nếu bạn phát hiện ra lỗi khi đã gửi email đi thì bạn sẽ không thể “thu hồi” email của mình và email đã đến hộp thư của người nhận. Vì vậy, để đảm bảo email của mình luôn được trau chuốt và chuyên nghiệp nhất có thể, các doanh nghiệp có thể áp dụng các quy tắc Email được tổng hợp bởi MKT Telegram trong bài viết dưới đây.
I. Quy tắc Email là gì?
Quy tắc Email là một bộ hướng dẫn mô tả cách viết và trả lời email một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Nó bao gồm nhiều yếu tố khác nhau của giao tiếp qua email, chẳng hạn như ngôn ngữ, giọng điệu, định dạng và hành vi chung. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận, cũng như ngành nghề, tổ chức, văn hóa và thậm chí cả độ tuổi của người nhận, bạn có thể cần điều chỉnh các quy tắc để có quy tắc email phù hợp.
II. Tại sao việc áp dụng quy tắc email lại quan trọng?
Các cá nhân và doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích từ việc tuân theo các quy tắc/ quy luật email như:
- Thể hiện tính chuyên nghiệp: Sử dụng quy tắc email cho thấy rằng bạn tôn trọng người khác và bạn là người đáng tin cậy và có năng lực trong công việc.
- Giao tiếp hiệu quả: Việc tuân thủ các quy tắc email phù hợp sẽ giúp cho thông tin liên lạc của bạn trở nên ngắn gọn và dễ hiểu đối với người nhận, giảm thiểu những hiểu lầm và hiểu sai.
- Duy trì các mối quan hệ tích cực: Áp dụng các quy tắc viết và gửi email tốt có thể nâng cao danh tiếng nghề nghiệp của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác kinh doanh.
- Tránh sai sót: Viết email tuân theo các quy tắc email giúp giảm nguy cơ sai sót và nhầm lẫn trong email doanh nghiệp có thể dẫn đến bối rối hoặc hậu quả nghiêm trọng.
III. 14 Quy tắc email viết và gửi email chuyên nghiệp, hiệu quả
Tiếp theo chính là phần nội dung quan trọng nhất trong bài viết. Dưới đây là 14 quy tắc email doanh nghiệp cần áp dụng theo để có thể thực hiện Email Marketing một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
1. Sử dụng định dạng chuẩn
Email kinh doanh không chính thức hoặc không đầy đủ được coi là vi phạm quy tắc email. Định dạng email doanh nghiệp tiêu chuẩn phải có cấu trúc tốt với dòng chủ đề, lời chào, nội dung, phần kết, ký tên và chữ ký.
2. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và tôn trọng
Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong suốt email để phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn. Tránh dùng tiếng lóng, biệt ngữ hoặc những cách diễn đạt quá bình thường có thể làm mất lòng tin ở nơi làm việc.
3. Email có địa chỉ email chuyên nghiệp
Việc sử dụng địa chỉ email công ty sẽ thể hiện được mức độ chuyên nghiệp của người gửi email. Nếu bạn phải sử dụng tài khoản email cá nhân để xử lý các email liên quan đến công việc, bạn nên sử dụng tên đầy đủ của mình để thể hiện sự chuyên nghiệp.
4. Blind Carbon Copy (BCC) phù hợp
Quy tắc email phù hợp là sử dụng BCC khi gửi email đến một nhóm lớn người nhận không biết nhau để bảo vệ email của họ không bị lộ cho người khác.
5. Viết dòng chủ đề rõ ràng và ngắn gọn
Thực hiện theo quy tắc email bằng cách tóm tắt một dòng chủ đề ngắn gọn và mang tính mô tả. Nó cho phép người nhận hiểu mục đích và ưu tiên phản hồi của họ một cách nhanh chóng. Không có dòng chủ đề hoặc dòng chủ đề dài, mơ hồ sẽ khiến email của bạn trông có vẻ spam và bị chuyển vào thùng rác.
6. Bắt đầu bằng lời chào chuyên nghiệp
Bắt đầu email của bạn bằng lời chào và lời chào lịch sự và phù hợp. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận và tình huống giao tiếp, bạn có thể điều chỉnh cách chào và chào cho phù hợp, nhưng đừng bao giờ chào mọi người bằng những cách diễn đạt quá bình thường và khách quan như “Chào mọi người” và “Chào các bạn”.
7. Giữ email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
Hãy chú ý đến độ dài email của bạn. Những email dài, lan man có thể khiến bạn choáng ngợp và có thể khiến thông tin quan trọng bị bỏ qua. Bạn thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề.
8. Hạn chế sử dụng dấu chấm than
Trong email kinh doanh, bạn không nên sử dụng dấu chấm than nhiều lần để truyền tải sự phấn khích. Tin nhắn của bạn sẽ có vẻ hung hăng, giận dữ và thiếu chuyên nghiệp nếu bạn sử dụng quá nhiều dấu chấm than trong một email.
9. Tránh lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả
Những email mắc lỗi chính tả/ ngữ pháp có thể khiến người nhận email thấy rằng bạn không chú ý đến chi tiết. Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả để tránh mắc lỗi.
10. Chia sẻ liên kết chính xác
Việc dán toàn bộ URL vào email của bạn là không đúng quy tắc. Thay vào đó, hãy cung cấp các liên kết hoặc URL rút gọn để giúp người nhận mở email của bạn dễ dàng hơn.
11. Trả lời email trong vòng 24 giờ
Mặc dù bạn không thể trả lời tất cả email ngay lập tức nhưng bạn có thể duyệt hộp thư đến và ưu tiên trả lời. Cố gắng trả lời email nhanh chóng, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ.
12. Kiểm tra kỹ trước khi chuyển tiếp
Đừng bao giờ chuyển tiếp những email dài dòng hoặc những tin nhắn không liên quan có thể làm lộn xộn hộp thư đến của người nhận. Điều quan trọng là tóm tắt cuộc thảo luận trong chuỗi email.
13. Xác minh địa chỉ email của người nhận
Trước khi gửi email, hãy xác minh địa chỉ email của người nhận là chính xác. Điều này sẽ giúp bạn tránh vô tình gửi các tập tin bí mật hoặc email không cần thiết đến nhầm tay.
14. Kiểm tra trước khi gửi
Một trong những quy tắc email quan trọng nhất là đọc lại email của bạn trước khi nhấn nút Gửi. Nó giúp phát hiện mọi lỗi và xác định các khu vực cần cải thiện.
IV. Công cụ hỗ trợ viết và gửi Email chuẩn dựa theo các quy tắc Email
Bài viết này sẽ giới thiệu cho các thương hiệu một giải pháp hỗ trợ thực hiện viết và gửi Email Marketing chuyên nghiệp đáp ứng các quy tắc Email. Đó chính là phần mềm MKT Mail do Phần Mềm MKT sáng tạo và vận hành – một phần mềm đang được rất nhiều các cá nhân/ doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.
MKT Mail tích hợp hàng nghìn mẫu, tiêu đề email khác nhau được áp dụng theo các quy tắc email, cho phép bạn tùy chỉnh và cá nhân hóa nội dung email theo từng mục tiêu riêng biệt.
- Cung cấp một thư viện mẫu email đa dạng lựa chọn, thiết kế chuyên nghiệp theo quy tắc email chuẩn
- Tinh chỉnh mẫu trực quan đơn giản với chỉnh sửa kéo và thả
- Tùy chỉnh nội dung và hình ảnh trên mẫu
- Cho phép truy cập vào thư viện hình ảnh sẵn có
- Cung cấp mẫu văn bản và tiêu đề email
Bên cạnh đó, MKT Mail còn sở hữu những tính năng ưu việt khác giúp thực hiện các chiến dịch Email Marketing hiệu quả:
V. Kết luận
Bằng cách tuân thủ các quy tắc gửi email trên, bạn có thể tạo ấn tượng tích cực và tối ưu hiệu quả cho chiến dịch Email Marketing của bạn. Hy vọng các cá nhân/ doanh nghiệp đã nhận được những thông tin thật hữu ích được tổng hợp bởi MKT Telegram. qua bài viết trên và thực hiện chiến dịch tiếp thị qua email của mình thành công!
